وقتی یک تیم وظیفه تصمیم گیری یا توصیه را دارد اما نمی تواند به اجماع برسد، چه باید بکند؟ رهبران به داده ها و تحلیل های مورد نیاز برای شروع و ادامه این نوع بحث ها فکر می کنند. اما آنها معمولاً در نظر نمی گیرند که چگونه می خواهند آنها را به پایان برسانند. البته آنها نباید از قبل بدانند که چه تصمیمی گرفته خواهد شد. اما آنها باید بدانند که اگر مردم نتوانند به توافق برسند چگونه ساخته می شود. فرآیند تصمیم گیری شفاف باید باشد.
اگر همه به یک رئیس گزارش دهند و آن شخص در اتاق باشد، پاسخ ساده است. اگر نه، چه کسی پاسخگو است؟ آیا حکم بر رأی است یا رأی مشورتی است؟ اگر دومی باشد، توصیه به چه کسی ارتقاء خواهد یافت؟ اگر تصمیم را تعیین می کند، چه چیزی لازم است؟ اکثریت ساده؟ دو سوم رای؟ آیا به کسی حق وتو داده شده است؟ هنگامی که طرحی را ترسیم کردید، آن را زودتر با ذینفعان کلیدی به اشتراک بگذارید تا بتوانند سوالاتی بپرسند یا تغییراتی را پیشنهاد کنند. جلسات تصمیم گیری تیم زمانی بسیار آسان تر می شود که در ابتدا، همه به وضوح در مورد نحوه پایان آنها کاملاً روشن باشند.
تنش در اتاق در حال افزایش بود. این گروه ساعت ها در آنجا بودند. در واقع، همین تیم 12 نفره اساساً در سه مورد قبلی بحث مشابهی را پشت سر گذاشته بودند. اما آنها هنوز نتوانستند در مورد یک موضوع مهم تصمیم بگیرند. آیا سازمان باید عملیات خود در آسیای میانه را واگذار کند یا به استراتژی دیگری تغییر مکان دهد؟
آنها مزایا و معایب هر دو گزینه را بار دیگر بررسی کردند. هر یک از طرفین کارشناسان، داده ها و توصیه های خود را به نمایش گذاشتند. با این حال آنها در بن بست باقی ماندند.
طی جلساتی که با مدیران مختلف داشته ام، شاهد بودم که رهبران به داده‌ها و تحلیل‌های مورد نیاز برای شروع و ادامه این نوع فعالیت‌ها فکر می‌کنند. اما آنها معمولاً در نظر نمی گیرند که چگونه می خواهند آنها را به پایان برسانند. من به آنها پیشنهاد نمی کنم که از قبل بدانند چه تصمیمی گرفته می شود. اما آنها باید بدانند که اگر مردم نتوانند به توافق برسند، چگونه تصمیم گرفته می شود.
در شرایطی که همه افراد حاضر در اتاق به یک مدیر مشترک گزارش می دهند و آن شخص حضور دارد، مشکل چندانی وجود ندارد. اگر تیم نتواند تصمیم بگیرد، رئیس تصمیم خواهد گرفت. این موضوع یک چالش بزرگ در سازمان‌های بسیار ماتریسی‌شده امروزی است. اعضای تیم حتی یک مدیر اجرایی ممکن است چندین خط گزارش داشته باشند. یافتن یک توافق چه یک فرد یا یک گروه دیگر ممکن است شامل تصمیماتی باشد که در دو یا حتی سه سطح افزایش می یابد. که در بسیاری از موارد راه حلی غیرعملی است.
وقتی از مشتریان خود می‌پرسم: «اگر تصمیم واضح نباشد، در پایان مکالمه چه اتفاقی می‌افتد؟ دقیقاً چگونه ساخته خواهد شد؟» پاسخ‌ها اغلب عبارتند از: «ببینیم چطور پیش می‌رود»، «می‌فهمیمش» یا کلاسیک «وقتی به آن پل رسیدیم از آن پل رد می‌شویم».
من فکر می کنم این ایده بدی است. تیم شما نباید سعی کند تصمیم مهمی بگیرد مگر اینکه همه بفهمند اگر اعضایش نتوانند به توافق برسند چه اتفاقی می افتد. بنابراین، قبل از شروع جلسه تصمیم گیری، در مورد نحوه تصمیم گیری کاملا شفاف باشید. مثلاً به گروه بگویید 90 دقیقه بحث می گردد. اگر بعد از آن زمان حل نشد، موضوع به رأی گیری گذاشته می شود.
در حالی که این ممکن است بدیهی به نظر برسد، حتماً در نظر بگیرید که چگونه از نتایج در اتاق استفاده می شود. آیا رأی مستقیماً بر رأی استوار است یا رأی صرفاً مشورتی برای مجری پاسخگو است؟ اکثر مدل‌های تصمیم‌گیری، مانند RACI، پیشنهاد می‌کنند که یک نفر برای برقراری تماس نهایی پاسخگو باشد، اما اگر سازمان شما رویکرد مشارکتی‌تری داشته باشد، باید روشن کنید که رای به چه معناست. اگر تصمیم را تعیین می کند، چه چیزی لازم است؟ اکثریت ساده؟ دو سوم رای؟ آیا به کسی حق وتو داده شده است؟
همچنین در نظر بگیرید که اگر مجری یا تیم دارای اختیارات نهایی در اتاق نباشد چه اتفاقی می‌افتد. چگونه موضوع باید بالا رود؟ آیا رای ورودی کافی خواهد بود؟ آیا دیدگاه اکثریت و اقلیت باید مستند باشد؟ اگر چنین است، چگونه؟هنگامی که طرحی را ترسیم کردید، آن را زودتر با ذینفعان کلیدی به اشتراک بگذارید تا بتوانند سوالاتی بپرسند یا تغییراتی را پیشنهاد کنند. لازم نیست پیچیده باشد. در واقع باید واضح و ساده باشد تا همه فرآیند را درک کنند.
تام ویلسون در اوایل کار خود، که اکنون رئیس، رئیس و مدیر عامل شرکت Allstate است، هر جلسه مهم را با یک نمودار ساده به پایان می‌رساند. برای هر تصمیم مهم، سه کادر وجود داشت: «بله»، «نه» و «به تعویق انداختن». بر اساس دومی، فضایی برای نشان دادن تاریخ موکول شدن موضوع و اقدامات یا داده‌های اضافی برای انتقال به «بله» یا «خیر» در آن زمان وجود داشت. این به شفافیت و بسته شدن کمک کرد و جلسات او را مؤثرتر و تعیین کننده تر کرد.
تیم ها نیازی به چرخیدن دور گردابی از بلاتکلیفی ندارند. جلسات فقط باید با شفافیت همه در مورد چگونگی پایان آنها شروع شود.
آدرس : تهران – مجیدیه- خ کرمان شماره تماس : 1686 199 0996
با تکمیل فرم زیر، ضمن قرارگیری در گروه دوره مهارت یادگیری تصمیم گیری، جزو اولین افرادی باشید که از نتایج تحقیقات حوزه مدیریت استرس، تصمیم گیری مهارت فردی و سازمانی مطلع میشود.
